Bestellungen

Rechnungs-PDFs an die Bestellung

Die Rechnung aus SelectLine gehört zur Bestellung im Shop, damit Ihre Kunden sie in ihrem Kundenkonto abrufen können. Sie legen die PDFs in einen Ordner, maniacSeller findet die passende Bestellung und lädt die Rechnung dort hoch.

Ihr Anteil an der Einrichtung

maniacSeller erzeugt keine PDFs. Den Export aus SelectLine richten Sie selbst ein, und Sie sorgen dafür, dass die Dateien richtig benannt im Ordner ankommen. Prüfen Sie den gesamten Ablauf vor dem Echtbetrieb in einem Testshop: Eine falsch benannte Datei kann im Kundenkonto eines anderen Kunden landen.

So läuft die Übertragung

PDF in den Ordner legen
Der Export aus SelectLine legt die Rechnung im PDF-Beleg-Verzeichnis ab, benannt nach der Namensregel.
Bestellung finden
maniacSeller liest die Shop-Bestellnummer aus dem Dateinamen und sucht die Bestellung unter den importierten Bestellungen des Webshop-Profils.
Als Rechnung hochladen
Im Shop entsteht an der Bestellung ein Dokument vom Typ „Rechnung“ mit dem PDF. Es ist anschließend für den Kunden im Kundenkonto sichtbar.
Datei ablegen
Die Datei wandert in den Unterordner Archiv oder Fehler, jeweils nach Datum sortiert (siehe Was mit den Dateien passiert).

Der Kunde erhält beim Hochladen keine E-Mail von maniacSeller.

Dateien richtig benennen

Shop-Bestellnummer_Eindeutiger-Rest.pdf
12345_2026-12345.pdf
45678_2026-12346.pdf

Shop-Bestellnummer: Die Bestellnummer aus dem Shop, nicht die SelectLine-Belegnummer. Sie steht vor dem ersten Unterstrich und darf selbst keinen Unterstrich enthalten.
Eindeutiger Rest: Muss je Rechnung einmalig sein, am einfachsten die Rechnungsnummer aus SelectLine. Auch mehrere Teilrechnungen zu einer Bestellung brauchen so jeweils einen eigenen Namen.

Berücksichtigt werden nur PDF-Dateien mit mindestens einem Unterstrich im Namen. Andere Dateien bleiben unbeachtet im Ordner liegen.
Verwenden Sie im Namen am besten nur Buchstaben, Ziffern und Bindestriche, ohne Leerzeichen und Umlaute.
Erzeugen Sie die PDF am besten außerhalb des Ordners und verschieben Sie sie erst danach hinein. maniacSeller überträgt eine Datei ohnehin erst, wenn sie mindestens 30 Sekunden unverändert ist und nicht mehr geöffnet ist.

Die Bestellnummer entscheidet

maniacSeller prüft nicht, ob der Inhalt des PDFs zur Bestellung passt. Steht die falsche Nummer im Namen, sieht der falsche Kunde die Rechnung.

Rechnung erneut hochladen oder korrigieren

Kein Überschreiben

Eine Datei mit demselben Namen ersetzt die Rechnung im Shop nicht. Liegt ein PDF dieses Namens schon im Shop, wird die neue Datei nicht hochgeladen, sondern nur archiviert. Das schützt vor doppelten Rechnungen, etwa nach einem Nachdruck, heißt aber auch: Eine korrigierte Fassung mit gleichem Namen kommt nicht im Shop an.

So gehen Sie bei einer Korrektur vor:

Legen Sie die korrigierte Rechnung unter einem neuen Namen ab, z. B. 12345_2026-12345-Korrektur.pdf. Sie erscheint als weitere Rechnung an der Bestellung.
Entfernen Sie die alte Rechnung bei Bedarf von Hand an der Bestellung im Shopware-Verwaltungsbereich.

Sollen Dokumente sich beim erneuten Liefern selbst ersetzen, ist das Plugin Kundendokumente die passende Lösung; dort erscheinen sie allerdings in einem eigenen Bereich des Kundenkontos statt an der Bestellung.

Einrichten

Unter Einstellungen › Automatikprozesse, Abschnitt Upload von Rechnungs-PDFs zur Bestellung:

PDF-Beleg-Verzeichnis: Der überwachte Ordner, je Webshop-Profil einer. Er muss von dem Rechner aus erreichbar sein, auf dem die Automatik läuft, und das dortige Anmeldekonto muss darin Dateien verschieben dürfen.
Jetzt hochladen: Startet die Übertragung einmal von Hand und zeigt daneben das Ergebnis. Praktisch zum Testen, auch ohne eingerichteten Automatikprozess.

Für den laufenden Betrieb richten Sie einen eigenen Automatikprozess ein, standardmäßig läuft er alle 60 Minuten:

-auto -documentUpload -wsid:1

Was mit den Dateien passiert

Situation	Datei	Was zu tun ist
Erfolgreich hochgeladen	`Archiv`	Nichts.
PDF dieses Namens liegt schon im Shop	`Archiv`	Nichts. Bei einer Korrektur siehe oben.
Keine passende Bestellung gefunden	bleibt liegen	Kommt die Bestellung noch, geht es im nächsten Lauf von selbst weiter. Sonst den Dateinamen prüfen und die Datei korrigieren oder entfernen.
Shop vorübergehend nicht erreichbar	bleibt liegen	Nichts, der nächste Lauf versucht es erneut.
Der Shop lehnt die Datei ab	`Fehler`	Datei und Protokoll prüfen, danach die korrigierte Datei erneut in den Ordner legen.

Dateien, die dauerhaft liegen bleiben, werden bei jedem Lauf erneut geprüft. Sehen Sie den Ordner deshalb gelegentlich durch.

Vor dem Echtbetrieb testen

Die Prüfung liegt bei Ihnen, denn Export und Dateinamen entstehen in Ihrer SelectLine-Umgebung. Testen Sie in einem Testshop mit Testbestellungen und bestätigen Sie jeden Punkt:

Eine Rechnung aus Ihrem SelectLine-Export landet mit korrektem Namen im Ordner.
Sie erscheint an der richtigen Bestellung und im Kundenkonto des richtigen Testkunden.
Die Datei liegt danach im Unterordner Archiv.
Zwei Rechnungen zu einer Bestellung (Teilrechnungen) erscheinen beide.
Ein erneutes Ablegen derselben Datei erzeugt keine zweite Rechnung.
Eine Datei mit unbekannter Bestellnummer bleibt im Ordner liegen und taucht bei keinem Kunden auf.
Der Automatikprozess läuft unter seinem Anmeldekonto durch und kann die Dateien verschieben.

Gut zu wissen

Dokumentnummer: Das Dokument im Shop erhält eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis des Shops. Sie kann von der Nummer auf dem PDF abweichen. Maßgeblich für den Kunden ist das PDF.
Nummernkreis: Jeder Upload-Versuch verbraucht eine Nummer aus dem Shop-Nummernkreis, dort können also Lücken entstehen.
Nur Rechnungen: Jede Datei wird als Dokument vom Typ „Rechnung“ angelegt. Legen Sie Gutschriften oder andere Belege deshalb nicht in diesen Ordner.
Nur importierte Bestellungen: maniacSeller kennt nur Bestellungen, die es selbst aus dem Shop abgerufen hat.